Modul 3 · ~60 Minuten · Für Einsteiger ohne Vorwissen
Einkauf von Null
Du hast noch nie im Einkauf gearbeitet? Perfekt — dieses Modul setzt exakt null Vorwissen voraus. Wir begleiten ein einziges Bauteil auf seinem kompletten Weg durch eine fiktive Maschinenbau-Firma. Danach kennst du alle Menschen, Dokumente und Begriffe, die dir ab Mittwoch begegnen — und Modul 4 wird sich wie Wiederholung anfühlen.
3.1Was ist „Einkauf" überhaupt?
Jede Firma, die etwas herstellt, muss vorher etwas kaufen: Material, Bauteile, Maschinen, Dienstleistungen. Einkauf (englisch: Procurement) ist die Abteilung, die das professionell erledigt — sie findet Lieferanten, vergleicht Angebote, verhandelt Preise, schließt Verträge und sorgt dafür, dass das richtige Material zur richtigen Zeit in der richtigen Qualität ankommt.
Klingt wie Online-Shopping mit Firmenkreditkarte? Der Unterschied ist fundamental:
| Du kaufst privat ein Fahrrad | Eine Fabrik kauft Bauteile | |
|---|---|---|
| Häufigkeit | Einmal | Dasselbe Teil hunderte Male pro Jahr, über Jahre |
| Produkt | Gibt es fertig im Laden | Existiert oft noch gar nicht — wird nach eigener Zeichnung gefertigt |
| Preis | Steht am Regal | Wird angefragt und verhandelt — jeder Kunde zahlt anders |
| Risiko | Umtausch, fertig | Kommt das Teil nicht, steht die Produktion — jede Stunde kostet tausende Euro |
| Beteiligte | Du | Konstruktion, Einkauf, Qualität, Lager, Buchhaltung — und der Lieferant |
| Doku | Kassenbon | Anfragen, Angebote, Bestellungen, Verträge, Prüfberichte — alles nachweispflichtig |
In einer typischen Industriefirma fließt mehr als die Hälfte des gesamten Umsatzes durch den Einkauf wieder hinaus — für Material und Zukaufteile. Der Einkauf verwaltet also den größten Geldtopf der Firma. (Was das für den Gewinn bedeutet, rechnest du in Modul 4 selbst aus.)
Abgrenzung, damit du die Begriffe nicht verwechselst: Vertrieb verkauft die fertigen Maschinen (Geld rein), Einkauf beschafft das Material (Geld raus), Logistik bewegt und lagert es, Supply Chain Management ist der Oberbegriff für die ganze Kette vom Rohstoff bis zum Kunden.
3.2Die Story: Ein Bauteil geht auf Reisen
Lern die Firma kennen, die uns durch den Rest des Kurses begleitet:
🏭 Berger Maschinenbau GmbH (fiktiv)
Familienunternehmen in Schwaben, 600 Mitarbeiter, baut Verpackungsmaschinen für Lebensmittelhersteller. 95 Mio. € Umsatz, ~1.200 aktive Lieferanten, ERP: SAP. Einkaufsteam: 7 Personen. Genau die Sorte Firma, die Tacto als Kunde gewinnt — merk sie dir.
Die Konstruktion entwickelt gerade die neue Maschinengeneration „BM-800". Dafür braucht sie unter anderem ein neues Teil: T-1043, eine gefräste Aluminium-Seitenwand. Das Teil gibt es nirgends zu kaufen — es existiert nur als Zeichnung. So wird daraus Realität:
Der Einkauf beantwortet für jedes Teil drei Fragen: Von wem? (Sourcing) · Zu welchen Konditionen? (Verhandlung & Vertrag) · Kommt es wirklich? (Abwicklung & Überwachung). Alles andere sind Varianten dieser drei Fragen.
3.3Die Menschen: Wer macht was?
Bei Berger sitzt der Einkauf organisatorisch neben Produktion und Logistik und berichtet an die Geschäftsführung:
So sehen die Tage der beiden Welten aus — fiktiv, aber realistisch:
Petra, operative Einkäuferin
- 07:30ERP-Liste: 40 überfällige Auftragsbestätigungen — Lieferanten anmailen
- 09:00Produktion ruft an: Frästeile fehlen! Lieferant anrufen, Spedition prüfen
- 11:0030 Bestellungen aus BANFen anlegen, Preise gegen Verträge prüfen
- 14:00Rechnungsdifferenzen klären (Preis auf Rechnung ≠ Bestellung)
- 16:00Mahnliste Liefertermine; Excel-Report für den Chef
→ Reagieren im Minutentakt. Hier entsteht keine Strategie — hier wird Feuer gelöscht.
Murat, strategischer Einkäufer
- 08:00Angebotsvergleich T-1043 fertig bauen (Excel), Rückfragen an Lieferant B
- 10:00Verhandlung: Stahllieferant will +8 % — Gegenargumente suchen
- 13:00Jahresgespräch mit Dreherei vorbereiten (Mengen, Reklamationen, Ziele)
- 15:00LkSG-Fragebogen vom Großkunden — 40 Lieferanten müssen antworten 😩
- 17:00Eigentlich: Zweitlieferant für Elektronik suchen. Verschoben auf morgen.
→ Die wertvolle Arbeit (verhandeln, absichern) konkurriert täglich mit Verwaltung.
Und um den Einkauf herum sitzen die Nachbarabteilungen — jede mit eigenen Erwartungen:
| Abteilung | Will vom Einkauf … | Der Einkauf will von ihr … |
|---|---|---|
| Konstruktion / Entwicklung | Teile genau nach Zeichnung, schnell verfügbar | Frühe Einbindung („darf auch günstig fertigbar sein"), Standardteile statt Sonderlocken |
| Produktion / Arbeitsvorbereitung | Material pünktlich an der Maschine, nie Stillstand | Realistische Vorlaufzeiten, saubere Bedarfsmeldungen |
| Qualität | Lieferanten, die Toleranzen einhalten; saubere Erstmuster | Schnelle Prüfungen, klare Reklamationsdaten für Verhandlungen |
| Lager / Logistik | Planbare Anlieferungen, korrekte Verpackung | Bestandsdaten, Wareneingangs-Rückmeldung im ERP |
| Buchhaltung | Bestellungen, die zur Rechnung passen (sonst Klärfall) | Pünktliche Zahlung (Skonto nutzen!), saubere Kreditorenstammdaten |
| Geschäftsführung | Savings, Versorgungssicherheit, Compliance-Nachweise | Rückendeckung, Budget, einen Platz am Strategie-Tisch |
3.4Die Dinge: Was wird eigentlich gekauft?
Nicht jedes Teil ist gleich — die Art des Teils bestimmt den kompletten Einkaufsprozess:
📐 Zeichnungsteile
Teile nach eigener technischer Zeichnung (unser T-1043): gefräst, gedreht, gegossen, gebogen, lackiert. Es gibt keinen Katalogpreis — jeder Preis entsteht durch Anfrage und Kalkulation. Hier steckt das meiste Geld, das meiste Risiko und der meiste Verhandlungsspielraum. Und: Genau hierauf ist Tacto spezialisiert (Stichwort Should-Cost-Modelle aus Modul 1).
🔩 Norm- & Katalogteile
Standardware nach Norm (DIN-Schrauben, Lager, Dichtungen) oder aus Katalogen (Sensoren, Schaltschrank-Komponenten). Vergleichbar, austauschbar, Preis pro Stück klein — aber die Menge der Bestellvorgänge riesig. Strategie: bündeln, Rahmenverträge, automatisieren.
🪨 Rohmaterial & Halbzeug
Aluminium-Platten, Stahlprofile, Kunststoffgranulat. Preise hängen an Rohstoff-Börsenkursen (Aluminium, Stahl, Kupfer) und schwanken ständig — deshalb sind Preisindizes so wichtig (Tactos 20.000 Indizes!). Verhandelt wird oft „Basispreis + Legierungszuschlag".
🧰 Indirektes & Dienstleistungen
Alles, was nicht in die Maschine eingeht: Werkzeuge, IT, Wartung, Zeitarbeit, Fuhrpark. Läuft oft am Einkauf vorbei („Maverick Buying" — mehr dazu in Modul 4). Viele kleine Beträge, wenig Kontrolle.
Damit 1.200 Lieferanten und zehntausende Artikel handhabbar bleiben, sortiert der Einkauf alles in Warengruppen (z. B. „Frästeile", „Normteile", „Elektronik", „Verpackung"). Die Warengruppe ist die Grundeinheit fast jeder Einkaufsentscheidung: Pro Warengruppe gibt es Verantwortliche, Lieferanten, Strategien und Auswertungen. Das brauchst du in Modul 4 (Kraljic-Matrix) und Modul 5 (Chessboard) wieder.
3.5Das ERP — die „Datenbank der Firma"
Als Engineer wirst du diese Abkürzung hundertmal pro Woche hören. ERP = Enterprise Resource Planning — das zentrale IT-System einer Firma (bei Berger: SAP; im Mittelstand auch proALPHA, abas, Infor u. a.). Stell es dir als die eine relationale Datenbank plus Workflows vor, in der das Unternehmen lebt:
- Stammdaten: Artikel (T-1043 mit Zeichnung-Nr.), Lieferanten („Kreditoren"), Preise, Zahlungsbedingungen
- Stücklisten: welche Teile in welches Produkt eingehen
- Bewegungsdaten: Bestellungen, Wareneingänge, Bestände, Rechnungen
- Disposition (MRP): Das ERP rechnet aus Aufträgen + Stücklisten + Beständen automatisch aus, was wann bestellt werden muss — daraus entstehen die BANFen (Details in Modul 4)
Warum dann überhaupt Tacto? Weil das ERP nur die Transaktionen kann. Alles Strategische passiert daneben — in E-Mails und Excel:
Für Agenten heißt das Bild oben: Die strukturierte Wahrheit (ERP + Tacto-Stammdaten) ist maschinenlesbar — aber viel Entscheidungswissen steckt in PDFs, Mails und Köpfen. Agent-Setups, die beides zusammenbringen, sind der eigentliche Zaubertrick. Behalte das im Kopf, wenn du CVM-Workflows beobachtest.
3.6Übung: Ein echtes Angebot lesen
Zurück zu T-1043. Zwei der drei angefragten Lieferanten haben geantwortet. So sieht so ein Angebot (vereinfacht) aus — die orangen Punkte erklärt die Legende darunter:
Angebot A — „der Günstige"
| Pos. 1 | Seitenwand T-1043, AlMg3, gefräst, eloxiert1 |
| Stückpreis | 11,80 € ab 500 Stk. (Staffel: 1.000+ → 11,20 €)2 |
| Werkzeug/NRE | einmalig 4.500 € (Vorrichtung + Programmierung)3 |
| Mindestmenge | MOQ 500 Stück4 |
| Lieferzeit | 6 Wochen nach Erstmusterfreigabe5 |
| Lieferbedingung | EXW Ostrava (Abholung durch Kunden)6 |
| Zahlung | 30 Tage netto7 |
| Bindefrist | Angebot gültig 60 Tage8 |
Fracht/Verpackung nicht enthalten (≈ 0,90 €/Stück bei Palettenversand).
Angebot B — „der Nahe"
| Pos. 1 | Seitenwand T-1043, AlMg3, gefräst, eloxiert |
| Stückpreis | 12,90 € ab 500 Stk. |
| Werkzeug/NRE | einmalig 2.800 € |
| Mindestmenge | MOQ 250 Stück |
| Lieferzeit | 3 Wochen nach Erstmusterfreigabe |
| Lieferbedingung | DAP Berger Werk 1 (frei Haus) |
| Zahlung | 14 Tage 2 % Skonto, 30 Tage netto |
| Bindefrist | Angebot gültig 90 Tage |
Inkl. Anlieferung und Mehrwegverpackung. Erstmuster nach 10 Arbeitstagen.
🔎 Die Legende: Was bedeuten die 8 Punkte?
- Positionsbeschreibung: Material (AlMg3 = Aluminium-Legierung), Verfahren, Oberfläche. Muss exakt zur Zeichnung passen — Abweichungen hier sind die häufigste Fehlerquelle.
- Staffelpreise: Mehr Menge = weniger Rüstkosten pro Stück = besserer Preis. Deshalb lohnt Bündeln.
- Werkzeug-/NRE-Kosten (Non-Recurring Engineering): Einmalkosten für Vorrichtungen und Programmierung — bei Zeichnungsteilen fast immer dabei und oft verhandelbar (z. B. Umlage auf den Stückpreis).
- MOQ (Minimum Order Quantity): Unter dieser Menge produziert der Lieferant nicht. Hohe MOQ bindet dein Lager und Kapital.
- Lieferzeit / Wiederbeschaffungszeit: Wie lange von Bestellung bis Ware da. Bestimmt, wie viel Sicherheitsbestand du brauchst.
- Incoterm: EXW („ex works") = du holst ab und trägst Transport, Risiko, Zoll. DAP = Lieferant liefert bis zu deiner Rampe. Ohne Incoterm-Blick sind Preise nicht vergleichbar!
- Zahlungsbedingungen: „14 Tage 2 % Skonto" = zahlst du binnen 14 Tagen, bekommst du 2 % Rabatt. Klingt klein, ist aufs Jahr gerechnet ein exzellenter Zins.
- Bindefrist: So lange garantiert der Lieferant die Konditionen.
🤔 Deine Entscheidung: Berger braucht 2.000 Stück pro Jahr, Serienstart in 10 Wochen. Welches Angebot nimmst du?
Die Rechnung über 3 Jahre (6.000 Stück), also die Total Cost of Ownership statt nur des Stückpreises:
| A · Krainer (CZ) | B · Schäfer (Ulm) | |
|---|---|---|
| Stückkosten × 6.000 | 11,20–11,80 € → ~68.400 € | 12,90 € → 77.400 € |
| Werkzeug einmalig | + 4.500 € | + 2.800 € |
| Fracht (EXW!) ~0,90 €/Stk. | + 5.400 € | inklusive (DAP) |
| Skonto 2 % | — | − ~1.550 € |
| Summe (~3 Jahre) | ~78.300 € | ~78.650 € |
Praktisch Gleichstand — der 1,10-€-Preisvorteil ist fast komplett verdampft. Und jetzt das Nicht-Monetäre: B liefert in 3 statt 6 Wochen (Serienstart in 10!), hat die halbe MOQ (weniger Kapitalbindung), liegt 60 km statt 600 km entfernt (Qualitätsprobleme? Man fährt hin), und Skonto verbessert zusätzlich das Working Capital. Ein guter Einkäufer nimmt hier B — oder nutzt B als Hebel, um bei A Fracht und Werkzeug nachzuverhandeln. 😉
Das ist die wichtigste Lektion dieses Moduls: Der Stückpreis ist nur die Spitze der Kosten. Deshalb heißt die Königsdisziplin TCO — und deshalb ist „Angebote vergleichen" viel mehr als eine Excel-Spalte sortieren.
3.7Warum der Alltag zäh ist
Wenn du die Story rückwärts liest, siehst du an jeder Station Reibung — sammle solche Beobachtungen später bei echten Kunden und CVMs:
- 🔍 Lieferanten finden heißt googeln, Messekataloge, Bauchgefühl — Marktwissen steckt in Köpfen.
- 📄 Angebote kommen als unstrukturierte PDFs → jemand tippt sie in Excel ab (Tactos Quote-Parsing-Agent existiert genau deshalb).
- 🧮 Preise beurteilen: Ist 11,80 € gut? Ohne Rohstoffindizes und Vergleichsdaten ist das Raten.
- 📇 Stammdaten: Ansprechpartner veraltet, Zertifikate abgelaufen, Dubletten — jede Auswertung startet mit Datenputzen.
- 📬 Kommunikation: Mahnungen, Rückfragen, Fragebögen — hunderte Mails pro Woche, nichts davon im System.
- 🧠 Wissensverlust: Murats Verhandlungswissen über 300 Lieferanten steht nirgends. Geht er, geht es mit.
Halte dir dieses Bild fest: Einkauf ist ein Informations- und Koordinationsjob, der heute mit den Werkzeugen der 90er gemacht wird. Deshalb ist die Branche gerade so dankbar für gute Software — und deshalb funktioniert Tactos Pitch.